تصميم وتهيئة النماذج

من المهام الرئيسية لإدارة التنظيم عملية تصميم النماذج الإدارية وتقديم المشورة إلى الوحدات المختلفة داخل الوزارة حول الأساليب العلمية لتصميم النموذج حيث تعتبر النماذج الكتابية من الوسائل المساعدة في تنفيذ الإجراءات حيث يسهل النموذج في قيام الموظف بأداء عمله وتقليل الجهد الذهني للموظف وفي التفكير فيما يجب عمله في كل خطوة ، حيث يشتمل النموذج على المعلومات الأساسية التي ينبغي الحصول عليها كما يشمل الخطوات الرئيسية لانجاز المعاملات.

عملية التصميم

   إن عملية تصميم النموذج تخضع الى مبادئ  وأسس علمية وليست عملية ارتجالية تعتمد فقط على الخبرة إذ لابد أن يأخذ المصمم في حسابه عملية التكلفة المالية وتسلسل الإجراءات وتحديد المعلومات المطلوبة والأنظمة المعمول بها. 

المبادئ العامة لتصميم النموذج

تحديد استعمالات النموذج : ويقصد بذلك تحديد الهدف من استعمال النموذج ومدى أهميته وتقدير عدد النسخ التي يمكن استخدامها في هذا النموذج فبعض النماذج مثل نماذج الشؤون المالية تستخدم يوميا بينما تقرير الأداء يستخدم سنويا

1

تحديد المعلومات التي يحتويها النموذج : هل المعلومات التي يتضمنها النموذج ضرورية وواضحة وعلاقتها بسير المعاملة فليس من المعقول مثلا طلب معلومات في النموذج لايستفاد منها أو طلب معلومات بديهية أو مكررة أو لايمكن الحصول عليها

2